Une solution interfaçable avec notre SI Achats

Lucas Chiron, Chef de projet Achats chez NAOS

Aprovallfait partie des acteurs français majeurs dans la gestion des risques et de gouvernance des fournisseurs. Nous les avons sollicité dans le cadre de la gestion des documents légaux de nos fournisseurs.

Nous souhaitions une solution interfaçable avec notre SI Achats tout en respectant nos obligations légales pour nos 2500 tiers.

La collecte des données avant Aprovall

Avant d’utiliser la plateforme Aprovall, nous procédions à l’envoi de campagnes de mailing, deux fois par an auprès de nos principaux fournisseurs et nous avions une gestion manuelle du pilotage des documents légaux.

La pénibilité du travail de récupération des documents légaux auprès de nos fournisseurs n’apportant aucune valeur ajoutée pour les acheteurs et la difficulté de suivre notre conformité vis à vis de la loi, nous a poussé à rechercher une solution fiable pour répondre à la problématique de récupération des documents et du suivi fournisseurs.

La mise en place de l’outil

Grâce à la mutualisation des documents, chaque client d’Aprovall peut bénéficier de la dépose des documents légaux d’un fournisseur. Il n’est donc pas nécessaire de demander la mise à jour des documents auprès d’un fournisseur lorsque ce dernier dépose déjà sur la plateforme Aprovall Nous récupérons automatiquement ces informations.

La connectivité à notre SI Achats était primordial. Le projet d’intégration de la solution s’est faite très simplement et en conformité avec les engagements d’Aprovall.

Accompagnés de notre référent Aprovall la solution a été mise en place en deux mois.

Le travail qui a nécessité le plus de temps est la création du fichier d’intégration avec l’ensemble des informations nécessaires à l’intégration de nos fournisseurs sur la plateforme. La clé pour un projet rapide est la qualité des informations dont le client dispose sur ses fournisseurs. (contact, siret etc…)

Une formation de l’outil nous a été dispensée, nous permettant d’être en autonomie sur son utilisation. À présent, la plateformeAprovall est gérée par une personne du service Achat, qui reste une mission ponctuelle.

La solution au quotidien

Nos acheteurs ne gèrent plus la récupération des documents qui a été automatisée grâce à Aprovall. Cela représente un gain de temps important et donc financier. Nous avons également une meilleure visibilité sur le suivi et notre niveau de conformité. La solution Aprovall nous a apportée avant tout un gain de temps et une meilleure visibilité sur la conformité de nos tiers. Elle nous a permis d’être en conformité avec la loi et également de structurer notre processus vis-à-vis de nos obligations légales.

Les avantages d’ Aprovall pour notre entreprise

• La simplicité d’utilisation
• L’ergonomie de la plateforme
• La connectivité avec notre SI Achats
• Les reporting
• La mutualisation des fournisseurs
• La connexion à des bases de données d’informations légales

Citation client :

Aprovall est un partenaire de confiance avec un accompagnement et une expertise reconnue.

Lucas Chiron, NAOS