La valeur ajoutée du pôle achat public est sur son coeur de métier

Estelle IL-TURNA, Responsable du pôle achats – Direction des Affaires Financières à L‘Université Paris-Est Créteil Val de Marne

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l’établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. L’université accueille plus de 40 000 étudiants et compte une quarantaine de services prescripteurs.

Le pôle achat, dont j’assure la responsabilité, est composé de 3 chargés des achats et d’un alternant. Il pilote un volume d’achat très conséquent et diversifié. En conséquence, mon objectif, dès mon arrivée en 2022, a été d’identifier et d’éliminer les taches sans valeur ajoutée et de trouver les possibilités d’externalisation associées.

Aprovall, solution utilisée dans le cadre de mes précédentes fonctions et ayant démontré tout son intérêt, son efficience et sa pérennité, s’est révélée être « naturelle » dans le contexte de l’Université.

Après une prise de contact rapide, nous avons déployé la solution en 2 semaines dans le cadre spécifique de la vérification de la conformité réglementaire de nos fournisseurs, titulaires de marchés et co-traitants. Ce contrôle est depuis opéré au moment de l’attribution et tout au long de l’exécution du marché et porte à date sur 250 tiers.

Avant Aprovall, ces vérifications étaient au moment de l’attribution opérées manuellement sous forme de demande écrite adressée au candidat pressenti. Cela nécessitait un temps de vérification préalable des documents, des dates, de l’entité concernée. Celles au cours de l’exécution n’étaient que peu ou pas réalisées, faute de temps.

Avec Aprovall, en une simple connexion et avec le n° SIRET de l’attributaire nous procédons à l’ensemble des vérifications de manière simple, rapide, sécurisée et tracée. Nos obligations de vigilance sont assurées de manière automatisée. Nous recevons les alertes en temps réel (notamment en cas de changement de situation de l’entreprise, modifications, redressement ou liquidation judiciaire …).

C’est par le biais de ces alertes que nous avons notamment découvert qu’un de nos titulaires était en liquidation !

Sur les différentes vérifications, c’est au minimum 1 à 2 heures de travail qui sont gagnées par marché.

La question ne s’est pas posée pour moi. Il n’y a aucune valeur ajoutée à collecter et vérifier des documents qu’une solution performante et fiable est capable de faire pour vous !

La valeur ajoutée du pôle achat public est sur son cœur de métier.

Aprovall est devenu un partenaire clé de notre efficience achat et permet aux collaborateurs de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée comme les échanges avec les prescripteurs ou encore le sourcing.

La solution a également été pensée pour être évolutive et intégrer d’autres pans de conformité voire de maturité des tiers. Nous étudions d’ores et déjà ces solutions au regard d’enjeux croissants qui dépassent le cadre réglementaire avec par exemple le sujet de la décarbonation des achats.

Citation client :

Je connaissais Aprovall dans le cadre de mes fonctions précédentes dans un autre établissement. L’ayant déjà utilisé et connaissant les capacités de l’outil, j’ai décidé de continuer à l’utiliser dans le cadre de mes fonctions actuelles

Estelle IL-TURNA, UPEC