Dossiers complets et mutualisés

Delphine Farcy, Directrice Administrative et Financière , SHEMA

La SHEMA est un opérateur de proximité spécialisé dans 3 domaines : l’aménagement, la réalisation d’équipements publics et l’immobilier d’entreprise. Son activité s’étend sur l’ensemble de la Normandie.

Nous avons connu Aprovall s lors d’une journée d’information avec le partenaire Progisem.Aprovall est disponible grâce à un connecteur dans le logiciel GO7 de Progisem et nous permet de gérer globalement nos fournisseurs.

Étant pouvoir d’adjudicateur, nous avons l’obligation de collecter des informations réglementaires auprès des entreprises avec lesquelles nous travaillons dans le cadre de marchés publics. C’est un process chronophage que nous devons faire régulièrement afin de s’assurer de la mise à jour des informations collectées. De plus, notre organisation étant sectorisée par département, pour un même fournisseur, sur une même semaine, il nous arrivait de demander plusieurs fois les mêmes éléments aux prestataires.

Avant l’utilisation de la plateforme Aprovall , nous récupérions les documents de nos prestataires par email ; du Kbis à l’attestations de régularité fiscale en passant par des assurances RC pro, décennales et attestations sur l’honneur. Ce process était une perte de temps pour toute la chaîne de valeur et un risque dans le partage de document par courriel.

La plateforme Aprovall , qui permet à nos prestataires de déposer gratuitement et en toute sécurité leurs documents, est pour nous un gain de temps et la garantie d’un process automatisé d’une tâche répétitive.

A cela s’ajoute le principe de la mutualisation des dossiers. Nos fournisseurs déposent une seule fois leurs documents. Ils mettent à jour leurs documents lors des relances automatiques envoyées par la plateforme.

Ainsi leur dossier est complet et mutualisé pour les différents départements.

La mise en place de la solution

Les équipes d’Aprovall nous ont accompagné et guidé dans l’ensemble du processus de mise en place de la solution. Deux étapes clés : L’importation de notre base de données et la communication auprès de nos prestataires.

Concernant la communication, des modèles de courriels nous sont fournis afin de communiquer, de façon simple et claire, auprès nos prestataires sur l’accès à la plateforme et son utilisation.

Nous avons souhaité intégrer les tiers d’abord en petit nombre puis au fur et à mesure. En l’espace de deux mois nous avons intégré 200 tiers.

En interne, une personne est dédiée à Aprovall . Sa prise en main de l’outil a été très facile et rapide. Elle est automne dans la gestion de la plateforme et suit de façon hebdomadaire la mise à jour des tiers.

Aprovall nous permet de faciliter la gestion des dossiers fournisseurs et de récupérer toutes les pièces administratives obligatoires de nos prestataires. La mise à jour des dossiers est actualisée avec les pièces obligatoires.

La plateforme nous offre :

• L’automatisation de nos processus de gestion des tiers
• La mise à jour des dossiers fournisseurs
• La sécurisation dans la collecte des documents
• La conformité vis-à-vis de la loi

Citation client :

La garantie d’être en conformité avec la règlementation des marchés public.

Delphine Farcy, SHEMA