Des tiers de confiance respectueux de leurs obligations légales

Service Technique B&B HOTELS

Avec près de 700 hôtels dans 15 pays, B&B HOTELS  est un acteur incontournable dans le monde de l’hôtellerie. Certifiée en durabilité et engagée dans une démarche RSE, cette chaîne d’hôtellerie est leader de l’hébergement abordable de grande qualité. Avec 2646 tiers, B&B HOTELS a fait le choix d’une solution Third-Party Risk Management pour gérer la conformité de ses fournisseurs et franchisés.

A la suite d’un appel d’offres dans le cadre de notre recherche d’un prestataire pour l’automatisation du suivi de nos tiers en France, nous avons choisi la plateforme Aprovall pour nous accompagner dans ce projet.

Dans le cadre de notre activité, nous faisons appel à différentes entreprises et avons un devoir de vigilance vis-à-vis de nos tiers en ce qui concerne leur régularité fiscale et administrative. Nous devons nous assurer de la conformité des documents réglementaires transmis par les entreprises.

Avec la croissance de B&B HOTELS et par conséquent, l’évolution du nombre de prestataires, nous avions besoin d’une solution capable de centraliser les documents et faciliter la gestion de nos tiers.

Par le passé, nous récupérions les documents en version papier. La vérification des documents (la date du document, sa validité et sa conformité) était manuelle. Cette opération était fastidieuse et chronophage.

Notre réflexion pour changer de méthode de collecte des documents :

• Une volonté de rendre les documents accessibles à tous les services concernés et où

qu’ils soient ;

• Une facilité de transfert des documents aux organismes concernés ;
• Un axe d’amélioration dans notre démarche RSE avec l’utilisation de moins de papier et d’encre.

La plateforme Aprovall facilite notre quotidien. La date de fin de validité des documents est calculée et affichée automatiquement sur le dossier du prestataire. De plus, les relances automatiques auprès des prestataires, leur permettent d’être au courant des documents manquants et de les maintenir à jour. Ce nouveau procédé nous permet de gagner du temps et d’avoir une visibilité plus nette des documents manquants selon chaque prestataire.

La solution Aprovall a été déployée très rapidement. Le point de départ était d’identifier nos tiers, puis l’import sur la plateforme s’est fait de manière efficace et fluide. Les équipes d’Aprovall, et en particulier le service support, ont permis à nos partenaires tiers historiques de bien accueillir ce changement et d’identifier les avantages de la solution côté tiers déclarant. En environ 1 mois, le changement de procédure de collecte des documents était en place.

e-Attestations permet d’être plus serein dans sa gestion des tiers.

Par exemple, pour nous, un des avantages de la plateforme réside dans le fait que nous pouvons connaître le statut des entreprises de nos prestataires à l’instant T. Ainsi, nous savons si une entreprise est en liquidation judiciaire. Cela nous permet identifier et nous entourer de tiers de confiance respectueux de leurs obligations légales.

Points forts :

• Gain de temps dans la gestion documentaire
• Amélioration du suivi des tiers
• Meilleure visibilité documentaire
• Meilleure gestion du risque de fraude

Citation client :

Aprovall est une solution efficace pour les entreprises qui ont le souci de travailler avec des prestataires en règle tout en gagnant du temps dans la gestion des documents

Service Technique, B&B HOTELS