Les enjeux du TPRM et du TPGRC

Dans un environnement en constante évolution, marqué par des exigences réglementaires croissantes, des attentes élevées en matière de transparence et des risques tiers toujours plus complexes, les entreprises et organisations publiques doivent repenser la manière dont elles gèrent leurs documents, leurs processus et leurs relations avec les tiers. La mise en place d’une solution TPGRC (Third Party Governance & Risk Compliance) offre une réponse structurée et efficace à ces défis.

Cette approche repose sur 5 étapes clés qui permettent d’assurer une collecte rigoureuse des documents, de centraliser les informations, d’automatiser les workflows, et de renforcer la gestion des risques liés aux tiers. Que vous soyez un acteur du secteur public confronté aux enjeux de conformité dans la gestion des marchés ou une organisation privée cherchant à maîtriser les risques au sein de votre chaîne d’approvisionnement, chaque étape peut être adaptée à votre contexte.

À travers des cas d’usage concrets, ce guide détaille comment ces 5 étapes contribuent à optimiser les processus, garantir la conformité, et offrir une vision globale des risques tiers. En adoptant une solution TPGRC, vous transformez vos défis en opportunités pour renforcer votre gouvernance, améliorer votre performance et anticiper les risques avec précision. Découvrez comment structurer votre migration vers une solution TPGRC en suivant ces 5 étapes essentielles

La collecte réglementaire

Automatisation pour assurer une conformité continue

La collecte automatisée des documents réglementaires constitue le socle de toute solution TPGRC.

La première étape dans la migration vers une solution TPGRC consiste à établir un processus automatisé de collecte des documents réglementaires. Ces documents, souvent exigés par les autorités, comprennent des certifications, des licences, des attestations fiscales et sociales, et des déclarations spécifiques à certains secteurs (comme l’énergie, l’environnement ou la santé).

L’automatisation de cette collecte permet de :

• Garantir la conformité continue : Les mises à jour sont surveillées en temps réel, ce qui permet de renouveler les documents automatiquement avant leur expiration.
• Réduire les erreurs manuelles : En éliminant la saisie manuelle, vous limitez les risques d’erreur et de non-conformité.
• Gagner en efficacité : La solution collecte les documents directement auprès des fournisseurs et partenaires, tout en assurant leur vérification.

Avec une collecte automatisée, vous établissez les bases d’une gouvernance documentaire rigoureuse et pro-active. Cette première brique réduit non seulement la charge de travail administrative mais augmente aussi la fiabilité des données collectées.

Cas d’usage

Collecte des documents pour les marchés publics

Une collectivité locale doit s’assurer que les entreprises soumissionnaires dans le cadre d’un appel d’offres respectent leurs obligations légales (certificats URSSAF, attestations fiscales, assurance RC). Une plateforme automatisée permet de collecter ces documents, de les vérifier et de relancer automatiquement les entreprises pour les pièces manquantes ou expirées.

Conformité dans le secteur industriel

Une entreprise manufacturière doit s’assurer que ses fournisseurs disposent des certifications ISO (9001, 14001) pour garantir la qualité et la responsabilité environnementale de leur production. Grâce à l’automatisation, les documents sont collectés, archivés, et mis à jour sans intervention manuelle, réduisant ainsi les retards et les risques de non-conformité.

Vérification des documents de conformité fournisseurs dans la logistique

Une entreprise de transport travaille avec de nombreux sous-traitants. La solution TPGRC collecte automatiquement les documents réglementaires des prestataires (assurance responsabilité civile, attestation URSSAF) pour vérifier leur conformité avant l’attribution d’un contrat. Les relances automatiques garantissent que les pièces sont renouvelées à temps, réduisant ainsi les risques juridiques.

La conformité documentaire

Une gestion centralisée des documents internes et externes

La gestion documentaire permet de garantir que les documents réglementaires et internes sont complets, validés et toujours à jour.

La conformité documentaire ne s’arrête pas aux exigences externes. Il est également essentiel de collecter, organiser et valider des documents internes comme les politiques de sécurité, les plans de continuité d’activité (PCA), ou encore les contrats fournisseurs.

Une solution TPGRC centralise ces documents dans une base unique et sécurisée, facilitant :

• L’accès rapide à l’information : Tous les documents sont accessibles en quelques clics, ce qui évite les pertes de temps dans les recherches.
• La gestion des versions : La plateforme s’assure que les documents sont toujours à jour et que les versions obsolètes sont archivées.
• La conformité aux normes sectorielles : Qu’il s’agisse d’ISO 9001, RGPD, ou d’autres exigences spécifiques, la solution garantit que vos documents répondent aux standards attendus.

En structurant cette gestion, vous limitez les risques liés à des documents incomplets ou non valides tout en optimisant vos processus internes.

Cas d’usage

Gestion des documents liés aux subventions

Une région gérant des fonds européens doit vérifier que les associations bénéficiaires présentent des justificatifs conformes (rapports financiers, contrats, bilans d’activité). La centralisation des documents dans une solution TPGRC simplifie le suivi des pièces justificatives, tout en garantissant leur conformité aux directives de la Commission Européenne.

Suivi des contrats fournisseurs dans la grande distribution

Une chaîne de supermarchés doit collecter les contrats commerciaux et les conditions générales des fournisseurs. La solution centralise ces documents, contrôle automatiquement leur validité, et génère des alertes pour les renouvellements contractuels, évitant les interruptions d’approvisionnement.

Centralisation des fiches techniques fournisseurs dans l’agroalimentaire

Un industriel agroalimentaire centralise les fiches techniques de ses fournisseurs (ingrédients, allergènes, certifications bio). La plateforme TPGRC permet d’accéder en temps réel à ces documents pour assurer la conformité des produits finaux et répondre rapidement aux contrôles qualité.

Processus & Workflow documentaires

Automatisation des flux pour un suivi optimal

L’automatisation des workflows permet une gestion fluide et transparente des processus documentaires.

La mise en place de processus et de workflows est une étape clé pour rendre vos opérations plus fluides et plus transparentes. La solution TPGRC intègre des workflows personnalisables permettant d’automatiser des tâches telles que :

• La validation des documents par les responsables.
• Les relances automatiques auprès des tiers pour la collecte ou la mise à jour des informations.
• Le suivi des échéances critiques grâce à des alertes en temps réel.

Avantages des workflows automatisés

• Gain de temps : Les tâches répétitives sont automatisées, ce qui libère vos équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Traçabilité complète : Chaque étape du processus est enregistrée, offrant une vision claire des actions réalisées.
• Collaboration améliorée : Les équipes internes et les partenaires externes collaborent sur une plateforme commune, ce qui facilite la communication et les échanges de données.

En automatisant les workflows documentaires, vous gagnez en efficacité opérationnelle tout en assurant un suivi rigoureux des actions réalisées.

Cas d’usage

Validation des pièces justificatives dans le cadre des aides sociales

Une administration publique traitant les dossiers d’aide sociale utilise des workflows pour automatiser la collecte, la vérification et la validation des pièces (justificatifs de domicile, déclaration de revenus). Les relances automatiques et les notifications assurent un traitement rapide des demandes, réduisant les délais pour les bénéficiaires.

Validation des audits de conformité dans une entreprise pharmaceutique

Une société pharmaceutique doit valider des documents d’audits (normes GMP) pour ses sous-traitants. Le workflow automatisé permet aux responsables qualité de valider les étapes, d’identifier les non-conformités, et de documenter les actions correctives, tout en assurant une traçabilité complète des échanges.

Validation des appels d’offres fournisseurs dans la construction

Une entreprise du BTP utilise des workflows pour gérer les étapes d’un appel d’offres : collecte des documents, analyse des candidatures, validation par les responsables techniques et financiers. Grâce aux notifications automatiques, chaque partie prenante est informée en temps réel de l’avancement du dossier, accélérant ainsi le processus de sélection.

Évaluation et gestion des risques liés aux tiers

La gestion des risques tiers est une étape fondamentale pour assurer la fiabilité de vos partenaires, fournisseurs et sous-traitants. Le module TPRM de la solution TPGRC permet d’évaluer :

• La maturité des tiers : Quels sont leurs niveaux de conformité et leurs capacités à répondre aux exigences ?
• Leur engagement sur des thèmes critiques : Cela inclut les domaines financiers (solvabilité), la conformité réglementaire, et la cybersécurité.

Outils intégrés pour une évaluation complète

• Questionnaires d’évaluation automatisés : Ils permettent de collecter les informations essentielles directement auprès des tiers.
• Indicateurs de performance : La solution offre des scores de risque permettant d’identifier rapidement les partenaires critiques.
• Suivi continu : Grâce à des mises à jour en temps réel, vous pouvez détecter les faiblesses potentielles et les corriger avant qu’elles ne deviennent problématiques.

Avec le TPRM, vous améliorez votre résilience face aux risques externes et assurez une sélection rigoureuse de vos partenaires.

TPRM (Third Party Risk Management)

Évaluation et gestion des risques liés aux tiers

Le TPRM permet d’évaluer et de surveiller la maturité et les risques des partenaires externes.

La gestion des risques tiers est une étape fondamentale pour assurer la fiabilité de vos partenaires, fournisseurs et sous-traitants. TPGRC permet d’évaluer :

• La maturité des tiers : Quels sont leurs niveaux de conformité et leurs capacités à répondre aux exigences ?
• Leur engagement sur des thèmes critiques : Cela inclut les domaines financiers (solvabilité), la conformité réglementaire, et la cybersécurité.

Outils intégrés pour une évaluation complète

• Questionnaires d’évaluation automatisés : Ils permettent de collecter les informations essentielles directement auprès des tiers.
• Indicateurs de performance : La solution offre des scores de risque permettant d’identifier rapidement les partenaires critiques.
• Suivi continu : Grâce à des mises à jour en temps réel, vous pouvez détecter les faiblesses potentielles et les corriger avant qu’elles ne deviennent problématiques.

Avec le TPRM, vous améliorez votre résilience face aux risques externes et assurez une sélection rigoureuse de vos partenaires.

Cas d’usage

Évaluation des risques pour les délégations de service public (DSP)

Une municipalité confiant la gestion d’un service public (transports, eau potable) à un prestataire doit évaluer les risques financiers, opérationnels et environnementaux du délégataire. La solution TPRM analyse les données des tiers, identifie les points de vigilance (solvabilité, conformité aux normes ISO) et permet un suivi continu tout au long du contrat.

Gestion des risques cyber dans le secteur financier

Une banque travaillant avec plusieurs fournisseurs technologiques doit s’assurer de leur conformité en matière de cybersécurité. Le TPRM permet de :

• Distribuer des questionnaires d’évaluation.
• Obtenir des scores de risque basés sur des critères comme la certification ISO 27001.
• Surveiller les vulnérabilités pour prévenir les cyberattaques potentielles.

Évaluation des fournisseurs critiques dans l’automobile

Un constructeur automobile doit évaluer la fiabilité des fournisseurs de composants critiques. La solution TPGRC attribue un score de risque basé sur des critères financiers, opérationnels et environnementaux.

TPGRC (Third Party Governance & Risk Compliance)

Une plateforme unifiée pour une vision globale des risques

La mise en place d’une plateforme TPGRC offre une vue consolidée des risques et des performances des tiers. L’étape finale consiste à unifier la gestion des risques et des conformités au sein d’une plateforme unique. La solution TPGRC permet de :

• Centraliser les données des risques : Vous accédez à toutes les informations liées aux tiers (maturité, conformité, risques) dans un tableau de bord unique.
• Analyser les risques : Grâce à des indicateurs dynamiques, vous identifiez les priorités et les actions à mener.
• Prendre des décisions éclairées : La plateforme offre des insights basés sur les données collectées, ce qui facilite les prises de décision stratégiques.

Les bénéfices d’une plateforme unifiée

• Réduction des silos : Toutes les données sont intégrées et partagées entre les équipes (finance, conformité, achats).
• Efficacité accrue : Les processus automatisés permettent de gagner du temps et d’améliorer la précision des informations.
• Gestion proactive des risques : Vous pouvez anticiper les menaces et agir avant qu’elles n’impactent vos opérations.

En adoptant une plateforme TPGRC, vous transformez votre gouvernance des risques en un processus stratégique, aligné avec les enjeux de votre entreprise.

Cas d’usage

Unification de la gouvernance des risques dans une métropole

Une grande métropole souhaite centraliser la gestion des risques liés à ses prestataires pour des projets de rénovation énergétique. La plateforme TPGRC permet de suivre les risques financiers, environnementaux (respect des normes RE2020) et sociaux. Les équipes accèdent à un tableau de bord unique qui facilite les décisions stratégiques et l’allocation des budgets.

Optimisation des risques dans le secteur automobile

Un constructeur automobile gérant des centaines de fournisseurs doit suivre la conformité environnementale (critères ESG) et la performance qualité de ses partenaires. La plateforme TPGRC centralise ces données, identifie les risques critiques, et propose des recommandations pour améliorer la résilience de la chaîne d’approvisionnement.

Suivi des performances fournisseurs dans le retail

Une chaîne de distribution centralise les informations sur les performances et la conformité des fournisseurs.